重點摘要
- 提供具體任務、原始資料及所需格式。
- 缺少的資料應清楚標示，避免工具自行補上。
- 使用輸出前，先與原始筆記或文件核對。
第一次將 AI 加入工作，可選一項範圍小、自己懂得核對的任務。與其只要求「提升效率」，不如先說清楚要完成甚麼，以及結果應是甚麼樣子。以下三個流程，可用公司容許使用的資料試行。
將會議筆記整理成行動清單
提供筆記後，要求工具分開列出決定、行動及未解決問題。例如：
只根據以下筆記，列出每項行動、負責人及期限。缺少負責人或期限時，標示「未有說明」。請將建議與已議定的決定分開。
核對姓名、日期，以及行動是否真的已獲同意。未確定的事項應向相關同事確認，避免一個看似合理的推測變成正式會議紀錄。
根據指定文件準備簡報
準備團隊更新時，可提供文件並說明讀者是誰，再要求工具找出主要變化及相關原文位置。
根據這些文件，為營運團隊整理一份簡短摘要。分開列出已確認變更、建議變更及待解決問題。每項事實請附原文出處。
打開所列出處逐項核對，尤其留意生效日期、數字及例外情況。兩份文件如有矛盾，應保留問題，待確認後才統一表述。
修改日常電郵，保留原有承諾
AI 可協助縮短初稿，或令下一步更清楚。提供事實及所需語氣，例如：
請將這封電郵改得清楚、專業。保留原有日期、價錢及承諾，讓收件人容易找到需要採取的下一步。不要加入新承諾。
以收件人的角度再讀一次，確認期限、批核及責任仍然符合原意。中英文電郵亦要比較意思及承諾程度是否一致。
這個流程是否真的值得保留？
記錄準備資料、生成輸出及核對所需的時間，並留意哪些錯誤反覆出現。如果同一工作需要大量修正，可縮窄範圍，或繼續使用原有方法。
使用個人或機密資料前，先核對公司批准的工具及資料規則。私隱專員公署亦提供生成式 AI 的僱員使用指引及清單。如想選擇試用工具，可參閱文職 AI 工具比較。
資料來源
更新日期：2026 年 10 月 13 日。