公司已部署 Copilot，真正做業績檢討或排項目時，應該怎樣用？與其另外找一項「可以用 AI 做的事」，可以先從您每月都要回答的問題開始：表現為甚麼下跌？現有人手應該先做甚麼？
iTalent 以下用兩個完整情境，示範如何在 Copilot 對話中交代背景、提供數據、追問結果，再整理成主管可以討論的建議。每個情境都附有可複製資料及核算結果，您可以先用示例練習，再換成公司批准使用的工作資料。
使用方式：先在公司提供的 Copilot 對話介面貼上示例資料及 Prompt，再逐輪追問。如使用實際文件，請明確指定要參考的版本，並確認回答引用了該份資料；可用的檔案及工作資料功能視乎帳戶配置。本文的練習可以先用貼上的文字完成。
情境一：查詢增加了，成交卻下跌
主管問是否應加推廣預算。您手上只有以下兩組漏斗紀錄，第一步應找出跌幅出現在哪個環節，再決定要補查甚麼。
可複製的示例資料
兩組資料均按查詢進入月份分組，並觀察每組其後完整30日的結果；已去除重複個案，指標定義相同。
A組：查詢200宗；合資格100宗；進入報價60宗；成交24宗；成交收入HK$240,000。
B組：查詢240宗；合資格96宗；進入報價48宗；成交12宗；成交收入HK$120,000。
首次跟進時間中位數：A組4小時，B組10小時。
未知：渠道及客群組成、流失原因、兩組推廣支出、各個案跟進歷程。
問題：下個月應先改善跟進流程，還是增加推廣預算？
分析 Prompt
只根據以上資料，先核對漏斗口徑，再計算：查詢至合資格、合資格至報價、報價至成交、整體成交率及平均每宗成交收入。各項列出公式、兩組結果及差異；分清百分點與相對變化。
指出表現下降出現在哪些環節，但不要把同期變化寫成因果。列出三個可能解釋、支持或反對它們所需的證據，以及最值得先查的資料。最後說明目前是否足以支持增加預算。
應核對到的結果
- 查詢增加20%，由200升至240宗；成交宗數及收入均下降50%。
- 查詢至合資格：50%降至40%，跌10個百分點。
- 合資格至報價：60%降至50%，跌10個百分點。
- 報價至成交：40%降至25%，跌15個百分點。
- 整體成交率：12%降至5%，跌7個百分點。
- 平均每宗成交收入：兩組均為HK$10,000。
這組數字顯示問題不只在查詢量，三個轉換環節都轉弱。平均成交收入相同，亦表示不能單憑總收入下跌，就說平均訂單價值下降。
首次跟進變慢值得查，但不能直接斷定是主因。您仍要核對渠道組成、客群質素及流失紀錄；沒有推廣支出，也不能判斷新增預算的回報。
第二輪 Prompt：把分析變成調查及試行安排
請針對三個假設——客源組成改變、跟進延誤、報價競爭力轉弱——各列一張驗證卡：所需個案欄位、比較方法、可能混淆因素、哪些結果支持／削弱假設。
再提出一項可以先試的跟進流程調整，列出負責職能、觀察指標及試行前要確認的條件。不要估算收入增幅；將待議定的期限與門檻留空。
例如，可按渠道及客群分組，查看同類個案的跟進時間與轉換結果，再查流失原因。若試行新的分派及跟進安排，要保留同樣的結果觀察期，並監察團隊工作量；單看試行前後變化，仍不足以排除客源差異。
向主管匯報示例
查詢增加20%，但整體成交率由12%降至5%，下跌分布在三個環節。目前未有支出及渠道分組資料，不足以建議加預算。我建議先查同類客源的跟進及流失紀錄，再決定是否試行分派流程調整；確認後提交試行期限、負責人及覆核指標。
情境二：只有80小時，卻有130小時的項目
您需要向主管提出今期做甚麼、延後甚麼。先列不可延後的工作，再比較可選組合。不要一開始便讓 AI 自訂權重，把所有項目排成一條看似精確的分數榜。
可複製的示例資料
本期可分配工時80小時，已扣除日常工作。以下工時包括設置及覆核，但屬估算。
A｜已承諾客戶交付：35小時；本期必須完成。
B｜定期營運報表：20小時；本期必須完成。
C｜報表自動化試行：25小時；估計之後每期可省8小時，尚未驗證；會佔用B的同一位專員。
D｜CRM資料清理：30小時；原計劃本期做，主管可以批准延後；效益未量化。
E｜非緊急簡報版面更新：20小時；可延後。
同一專員可處理B及C的可用工時合共30小時，其他人暫不能代替。
請提出本期安排，目標是先完成承諾，並保留處理突發工作的空間。
項目比較 Prompt
先計算總需求、總缺口及必做工作後剩餘容量。再按個人技能限制檢查可行性，不要只看團隊總工時。
比較：①只做必做項目；②必做項目加C全項；③必做項目加C的前置驗證。第三個方案的範圍及工時未確認，請列出開始前要協商甚麼，不自行當作可以拆分。
逐項列出延後的工作、需要誰批准、依賴條件及估算風險。不得默認加班或新增人手。
應核對到的結果
- 總需求130小時，可用80小時，缺口50小時。
- A＋B合共55小時，團隊尚餘25小時。
- A＋B＋C合共80小時，表面剛好；但B＋C需要同一專員45小時，超出其30小時容量15小時，方案不可按原樣執行。
- 該專員做完B後只有10小時。C能否先做不超過10小時的前置驗證，需要另定可交付範圍，不能直接承諾完成自動化。
第三個方案如果獲確認可行，例如以8小時檢查資料輸入及流程要求，總工時為63小時，團隊保留17小時；專員使用28小時，尚餘2小時。這是有條件的規劃示例，8小時範圍須先由執行者同意。
向主管提出取捨的訊息範本
本期可用80小時，A及B需55小時。C全項雖然符合團隊總容量，但會令同一專員超額15小時。我建議先確保A、B交付，再與專員確認C能否縮為8小時前置驗證；若可行，團隊可保留17小時應付變動。請批准D延後，E亦移至下一期。若C不能拆分，本期先只做A、B，再另排C。
C的25小時投入，除以估計每期8小時節省，約為3.125期；只有在節省達成且沒有額外維護等成本時，才可作粗略工時回收比較，不能當成已驗證回報。
把分析中的判斷保留下來
這兩個情境的重點，是您能識別資料不足、追查可比較的證據，以及在總容量之外看見特定技能的限制。保存原始 brief、修正過的分析及最後決定，可幫助您在面試時說明自己如何使用 AI，而不只列出工具名稱。
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