公司已經提供 Microsoft 365 Copilot，您也試過用它改寫電郵、整理文件摘要。到了分析業績、比較方案或準備管理層匯報時，卻可能仍然停在一句「幫我分析一下」，不知道怎樣把問題問得更具體。
對需要獨立處理工作、協調同事及提出建議的專業人員，下一步是把 Copilot 放進自己的分析流程：先檢查資料，再比較選項，最後整理建議。iTalent 今次分享四輪可直接改用的 Prompt，幫助您由第一個問題一路推進至可核對的決策摘要。
使用方式：先在公司提供的 Copilot 對話介面貼上示例資料及 Prompt，再逐輪追問。如使用實際文件，請明確指定要參考的版本，並確認回答引用了該份資料；可用的檔案及工作資料功能視乎帳戶配置。本文的練習可以先用貼上的文字完成。
開始前，先寫一份決策 brief
不要把整個資料夾交給 AI，只說「分析一下」。先將問題縮成一個可以選擇的決定，例如「下個月應先修復跟進流程，還是增加推廣預算？」
Microsoft 的提示詞指南建議交代目標、背景、來源及輸出要求。用於分析時，可再加上硬性限制及證據標準：
要作的決定：[具體選擇，不只是主題]
決策者與用途：[誰看、在哪個會議使用]
衡量成功的方法：[指標、定義、期間]
硬性限制：[預算、人手、期限、不可犧牲的要求]
已提供的資料：[檔案名稱、版本、期間、欄位解釋]
尚未確定：[缺少的資料或待確認安排]
要求：將已知事實、計算結果、假設及建議分開；每項數字保留來源及計算方法。未提供的資料標示「未知」。
先確保工具及資料符合公司使用規則。客戶名稱、員工紀錄及未公開商業條款，只提供這項分析獲准使用且實際需要的部分；代號不代表資料已完全匿名。
第一輪：先查資料可否比較，再問結論
兩個月份的數字未必代表同一批個案。某月新增的查詢，可能下一個月才成交；直接以當月成交除以當月查詢，未必是真正的轉換率。
暫時不要提出業務建議。請檢查資料是否足以回答我的決策問題。
①列出各指標的定義、單位、期間、分母及來源。
②指出缺值、重複紀錄、口徑改變，以及不同群組或期間不能直接比較之處。
③只計算可比較的項目，列出公式及代入數值。
④列出最多三個會改變判斷的重要缺口，說明應向誰或哪份紀錄查證。
輸出分為「可確認」「暫不能比較」「需要補資料」。
要求的是可核對的計算過程及引用，而非一段聽起來很有把握的解釋。金額、比例及總數要以原始試算表或獨立計算再核對。
第二輪：比較選項，連維持現狀也列入
一個只有優點的方案，很難讓主管判斷是否值得做。提供至少兩個真實可行的選項，加上維持現狀，讓成本與代價一起出現。
根據已確認資料，比較 [選項 A]、[選項 B] 及維持現狀。
每個選項列出：可支持的預期作用、所需人手／費用、依賴條件、失敗風險、可否撤回，以及驗證方法。
效益沒有數據時，以「待驗證假設」呈現，不估算回報率。先篩除違反硬性限制的選項，再比較其餘選項。
如需要評分，先提出評分項目及權重供我確認，不自行以總分代替判斷。
例如，兩個選項都需要 20 小時，但只有一個能延後，時數相同並不代表代價相同。要求 AI 把無法如期完成的工作，以及需要別人同意的條件列出來。
第三輪：找出會令自己改變主意的證據
您傾向某個方案後，再開一輪專門檢查反例。不要只問「還有甚麼風險」，而要問甚麼證據足以推翻建議。
目前我傾向 [方案]，理由是 [理由]。請針對此建議列出：
一、最有力的反對理由；
二、哪些已知事實與它不一致；
三、哪一項未知資料最可能改變選擇；
四、開始前最小而可行的驗證；
五、哪些結果出現時應停止或改選其他方案。
每項註明依據或待查證內容。不要為了反對而創造事實。
例如，跟進速度變慢與轉換下降同時發生，只能支持進一步調查；若同時換了渠道或客群，就要把客源差異納入。AI 提出的原因仍是待查的解釋。
第四輪：寫成主管可以作決定的一頁摘要
完成前面三輪後，才要求整理文字。長篇分析放在附件，正文保留決定、理由及代價。
只使用已核對的分析，整理一頁決策摘要：
希望批准的決定：[一句話]
目前證據：[最多三項，附來源]
建議及理由：[說明為何優於其他選項]
代價與取捨：[會延後／不做甚麼]
尚未確認：[會影響批准的缺口]
執行安排：[已確認負責人、期限；未確認留空]
覆核方式：[指標、時間、停止／調整條件]
不要把建議寫成已獲批准，不新增承諾。
修正答案的跟進指令：「你把『跟進較慢』寫成轉換下降的原因，但我們只有同期變化。請改為待驗證假設，保留數字，並補上需要查看的個案紀錄。」具體指出錯誤，比要求「再深入一點」更容易改善結果。
把這種能力變成面試中說得清楚的工作經驗
若您正在考慮下一份工作，可記錄一次完整例子：原本要作甚麼決定、AI 協助哪一步、您改正了甚麼，以及最後如何跟進。省下多少時間或改善多少成果，只寫有紀錄支持的部分。
面試回答架構：我需要決定 [問題]。我先整理 [資料及口徑]，用 AI 比較 [選項]；覆核時發現 [問題]，所以我補查 [證據]。最後提出 [建議及取捨]，並用 [實際指標] 跟進。
想看四輪指令如何套入實際工作，可閱讀業績分析及資源優先次序的完整示例。